伦理意见283

已关闭客户文件的处理

A lawyer who is entrusted with the property of a current or former client has certain ethical obligations with respect to its disposal: (1) valuable client property must be promptly delivered to the former client or safeguarded indefinitely; (2) other client property may, 根据前客户的指示, 交付给前客户, stored or destroyed; (3) if it is not possible to locate the former client, non-valuables that are not reasonably necessary to protect a client’s interest may be destroyed five years after the termination of representation; and (4) non-valuables not belonging to a former client or third party may be destroyed at any time.

适用的规则

• 规则1.15(物业保管)
• 规则1.16(d)(拒绝或终止代表)
• 规则1.8(i)(利益冲突:禁止交易)
• 规则3.4(a)(对对方及澳门赌场官网的公平)

调查

询问者是华盛顿特区的一名独立医生.C. 谁在代理某跨国公司客户二十多年后终止代理，另一家澳门赌场官网事务所开始代理该客户. 代理终止后, 询问者将委托人有关未决事项的全部档案以及委托人向其提供的公司文件和文件原件移交给受聘澳门赌场官网事务所. 询问者将前客户已关闭的或“已死的”文件(包括笔记)保存在局外的商业存储设施中, 备忘录, 原告的起诉状, 和他在二十年的代理过程中准备的其他项目以及包含意见的研究文件, 文章和其他可公开获得的材料, 澳门赌场官网与前客户之间的通信副本, 以及从第三方收到的材料. 根据询问者, 在代理过程中，向客户提供了这些材料的副本. 此外, 询问者声称在前客户的封闭档案中没有贵重物品, 并断言，“如果不将文件归还给前客户，不会对其利益造成可预见的损害或损害。.” 

询问澳门赌场官网已开始逐步停止他的澳门赌场官网业务, 并且不再希望继续为他前客户的未公开文件支付保管费. 相应的, 这位澳门赌场官网最近写信给他以前的委托人，表示他希望处理掉已关闭的文件, 提出了三种可能的选择:(1)将文件转交给前客户在华盛顿的继任者澳门赌场官网事务所, D.C.; (2) retention of the files in the off-site storage facility with the former client responsible for paying the storage fees; or (3) destruction of the files under secure conditions.

这位前客户回应说，它希望从华盛顿特区运来这些文件.C. 转到纽约办事处. 询问者断言，遵从这一要求将花费他相当多的时间, 努力和费用. 因此, the attorney asks whether he may ethically require the client to: (a) reimburse him for all direct costs associated with the transfer of the closed files; and (b) compensate him for the time expended in 回顾, 和/或准备交付的封闭文件.

讨论

法律道德委员会上一次讨论澳门赌场官网的道德义务是在1989年，涉及处理前客户已结案或“死亡”的档案, 在现行的D.C. 《澳门赌场官网》(“D.C. 规则”). 鉴于随后通过了D.C. 规则, 澳门赌场官网协会成员的无数询问, 以及其他司法管辖区最近的道德观点, 委员会认为，应当重新审议澳门赌场官网在这方面的责任. 具体地说, 这个意见试图澄清“客户端文件”的参数,提出合理的指导方针，以确保按照D.C. 规则, 并解决有关转移成本的问题, 存储, 回顾, 或者销毁以前的客户文件.¹

澳门赌场官网没有义务永久保存其前客户的所有档案. D.C. 澳门赌场官网公会意见第206号(1989); ABA Informal Op. 1384 (1977). 很明显, 无论是单独执业澳门赌场官网还是最大的澳门赌场官网事务所，都没有无限的办公空间或其他资源来无限期地容纳所有以前的客户档案.² 另一方面, 澳门赌场官网对现在和以前的客户负有道德义务，以防止过早或不适当地销毁客户档案. D.C. 澳门赌场官网公会意见第205号(1989). 试图平衡这两种合法利益，在澳门赌场官网协会成员中造成了可以理解的不确定性, 尤其是关于一个前客户的未公开档案.

委员会过去曾注意到这一点, 并继续相信, 在处理未公开档案时，澳门赌场官网的首要考虑必须是保护其前委托人的责任, 而不是前委托人在这些档案中的任何特定项目或文件中的财产利益或澳门赌场官网个人方便的问题. D.C. 澳门赌场官网意见206 (1989)，D.C. 澳门赌场官网公会意见168 (1986). 然而，鉴于D.C. 管理客户档案处置的规则是根据“客户有权享有的财产”起草的,” 看到 D.C. 规则1.16(d); D.C. 规则1.15(b), 为了明确澳门赌场官网的道德责任，有必要对可能构成客户档案的主要财产类别进行一些讨论.

定义客户端文件

在先前的意见中，对D.C. 职业责任守则, 我们采用“整个文件”的方法来处理客户机文件. D.C. 澳门赌场官网公会意见168 (1986). 在这种方法下, 在澳门赌场官网退出代理之前，他必须向客户(或其法定代理人)提交客户档案的全部内容，除非保留任何项目“不会对前客户造成可预见的损害”.”³ Id. D.C. 澳门赌场官网公会第206号意见保留了“对前客户可预见的偏见”标准, 但他也解释说，并非客户档案中的所有材料都必须对澳门赌场官网施加同样的道德义务. 该意见将关闭的客户文件分为三类:有价值的财产, 工作成果和其他客户财产. D.C. 澳门赌场官网公会意见第206号(1989). 为了避免因依赖物权法概念而产生的混淆, 现在，我们定义了一种更可行的方法来分离客户端文件中的属性，该方法符合其他几个司法管辖区中使用的标准.

1. 受规则1约束的有价值财产.15(b)

对客户档案中具有内在价值或直接影响有价值权利的财产的处置, 比如证券, 可转让票据, 的行为, 和解协议, 和意志,⁴ 是由D控制的.C. 规则1.15(b), 保管的财产，其中规定:

收到委托人或第三人有利害关系的资金或其他财产时, 澳门赌场官网应当及时通知委托人或者第三人. 除非本规则另有规定，或法律或与客户的协议另有规定, 澳门赌场官网应当及时向委托人或者第三人交付委托人有权收受的资金或者其他财产, 应客户或第三方要求, 应立即就该等财产作出全面核算, 受规则1约束.6.

在D.C. 澳门赌场官网意见206, 我们注意到，在迅速将有价值的财产交付给该财产所属的客户或第三人的义务中，隐含着无限期保留该财产直至归还其合法所有者的义务, 业主的法定代表人, 或者是利益继承人. 因此，澳门赌场官网破坏客户文件中包含的贵重物品是不道德的.⁵ 我们也认识到, 然而, 澳门赌场官网无限期地保管贵重财产可能是不切实际的. 因此, 在代理终止后，澳门赌场官网勤勉但未成功地将客户档案中包含的贵重物品及时交付给客户或第三方(或其法定代表人或继承人), 澳门赌场官网可以援引任何州法律程序来处理逃窜资金或无人认领的财产保管.⁶ 在没有其他选择的情况下, 澳门赌场官网有义务保管贵重物品，直到它们可以交付给客户或第三方或适当的代表.⁷

2. 受规则1约束的其他客户财产.16(d) 

规则1.第16(d)条适用于前客户已关闭档案中的所有其他客户财产. 规则1.16(d), 拒绝或终止代表提供:

与任何代理终止有关, 澳门赌场官网应当在合理可行的范围内及时采取措施保护委托人的利益, 例如给予客户合理的通知, 留出时间聘请其他澳门赌场官网, 交出委托人有权拥有的文件和财产, 并退还任何尚未获得的预付款. 澳门赌场官网可在规则1允许的范围内保留与委托人有关的文件.8(i).

为了避免客户文件处理的不确定性, 无论是在最初的代理协议中，还是在终止澳门赌场官网-委托人关系的协议中，澳门赌场官网与委托人对委托人档案的处理作出安排，都是一种健全的澳门赌场官网执业管理. 看到 威斯康星州道德行动. E-98-1 (1998). 符合本意见的其余部分和规则1.16(d), 该协议可规定在代理终止后立即交付客户的文件, 将关闭的文件存储一段指定的时间，然后销毁文件, 或者在陈述完成后立即销毁文件. 类似的, 双方关于交付的各自义务, 存储或销毁费用可在本协议中规定. 

但是，在没有这种协议的情况下，澳门赌场官网必须以规则1的规定为指导.16(d). 在代理终止后，澳门赌场官网应尽合理和善意的努力通知前委托人委托人文件的存在及其内容，并按照委托人的指示是否保留, 返回或销毁文件. 看到 D.C. 澳门赌场官网意见206.⁸ 如果在代理终止后立即进行，这个过程显然是最容易实施的, 但在某些情况下，这可能是不可能的.

当代理结束一段时间后，客户无法找到，或者客户干脆拒绝回应澳门赌场官网关于处理客户已关闭档案的指示时，就会出现与处理前客户档案有关的更困难的问题. 因为“合理可行地保护客户利益”的道德责任即使在前客户身上也依然存在, 看到 规则1.16(d)，没有在所有情况下都能解决这个问题的硬性规定. 许多地方, 然而, 是否建议澳门赌场官网保存其前客户的未公开档案的最低期限.⁹

我们认为，如果没有特殊情况，¹⁰ 自代理终止之日起的五年保留期通常足以保护客户在未结案文件方面的利益.¹¹ 因此, 在试图取得前客户或其法定代表人的指示未果后,¹² 如果一名澳门赌场官网认为继续保留前客户的未公开档案“对保护客户的利益来说是不合理的”，他可以在代理终止五年后销毁这些档案. 依托ABA正式作业. 1384 (1977), 我们建议，在确定封闭档案中的哪些材料不应销毁，而应根据规则1保留时，应考虑以下准则.6(d)超过五年期间;¹³

• 澳门赌场官网应当谨慎行事，不得销毁其有法律义务保存的任何文件.

• 在适用的法定诉讼时效尚未届满的案件中，澳门赌场官网应注意不销毁或丢弃澳门赌场官网知道或应该知道的信息，这些信息可能对委托人的主张或辩护仍然是必要或有用的.

• 澳门赌场官网应当注意，当委托人提供的原始文件没有归档或记录在公共记录中时，不得销毁或丢弃.

• 在所有情况下合理的情况下，在代理过程中已交付给客户的文件副本可以销毁.

• 在合理的情况下，客户可以公开获得的文件可以被销毁.

• 存储在计算机磁盘上的文件的纸质副本, 光盘, 缩微胶卷或类似的技术可能会被破坏, 只要所存储的信息是可检索的，并且该技术不会因检索此类文件所需的设备或硬件不再可用而随着时间的推移而过时.

• 委托人没有合理期望澳门赌场官网无限期保存的任何文件也可以被销毁.

此外，ABA非正式Op中还提出了以下实际考虑. 1384 .在实际销毁前客户文件时应注意:

• 处理客户端已关闭的文件时, 澳门赌场官网应该注意保护内容的机密性. 看到 规则1.6信息保密(澳门赌场官网不得故意泄露澳门赌场官网客户的机密或秘密).¹⁴
• 澳门赌场官网应该保留, 也许会持续一段时间, 澳门赌场官网处理或者销毁的案卷的索引或者证明.¹⁵

3. 非客户材料

采用与纽约澳门赌场官网协会类似的方法, 我们认为，没有相反的法律义务, 客户封闭档案中不明确或不可能属于客户或第三方的非贵重财产可以在不与客户或第三方协商或通知的情况下销毁.¹⁶ 看到 纽约道德行动. 623 (1991). 这个委员会, 然而, 无权回答有关所有权的法律问题, 或者财产权益, 已关闭客户端文件的内容. 看到 "保护客户档案"，马里兰州法律27号. 52 (1994); Kentucky 道德Op. E-300 (1985); ABA Informal Op. 1384 (1977). 该决定应由澳门赌场官网根据管辖司法管辖区的适用法律作出.

与处理客户文件有关的费用

询问者在这里特别询问，他是否可以根据客户的指示，向前客户收取与归还已关闭的客户文件有关的直接费用. 我们认为，当档案中的材料对于保护前客户的利益并非合理必要时，澳门赌场官网没有支付与前客户代理有关的文件交付费用的肯定义务.¹⁷ 因为规则1中的语言.16(d)有别于规则1.第15(b)条要求澳门赌场官网仅交出委托人的档案, 这意味着, 没有相反的协议, 澳门赌场官网可以, 在不需要保护客户利益或其他需要继续代理的案件中,¹⁸ 使文件便于提取或交付，费用由客户承担. 类似的, 受委托人委托保管此类文件的澳门赌场官网可向委托人收取保管费用.

第二项具体调查是，澳门赌场官网是否可以向前客户收取在代理终止后分离或审查封闭档案材料所花费的时间和精力. 如《澳门赌场官方软件》所述, 澳门赌场官网有道德义务在处理未公开的文件前检查其内容. 尽管如此, 为了客户和客户的利益，正在对文件进行审查, 就像其他形式的客户服务一样, 可以得到合理的费用补偿吗. 因此, 在没有相反协议的情况下, 澳门赌场官网可以向客户收取与文件审查相关的时间和其他费用的合理费用. 当由于需要履行客户关于处理客户文件中可能包含的某些材料的特定指示而使此类审查变得更加复杂时，这尤其合适. 客户代理过程中的良好管理实践, 然而, 是否应该使用该工具来最小化与审阅大量客户文件相关的时间和费用. 例如, 澳门赌场官网在代理过程中保留的详细记录可以避免在处理前逐页审查前客户的所有档案的需要. 陈述结束后需要进一步审查的, 在澳门赌场官网的监督下工作的非澳门赌场官网也可以协助审查文件或以其他方式准备处理文件.

结论

根据规则1.15(b), 代理终止后, 澳门赌场官网应当及时交付属于原委托人或者第三人的具有内在价值的物品. 如果这些贵重的财产不能交付, 澳门赌场官网必须保管贵重物品，直到它们被交付, 如果有必要的话, 利用可用的州法律程序来逃避资金或无人认领的财产保管. 

根据规则1.16(d), 代理终止后, 澳门赌场官网应当将前委托人未结案档案中的其他委托人财产通知委托人，并确定是否保留, 交出或销毁这些材料. 执行客户在这方面的指示, 没有相反的协议, 澳门赌场官网可以要求原委托人支付交付或保管文件的费用. 如果委托人没有回应澳门赌场官网的指示请求, 五年后，最后一次尝试通知客户, 澳门赌场官网可以销毁“为保护客户利益而非合理必要”的任何材料.”

调查没有. 98-3-10
通过:1998年7月15日

1. 本意见旨在取代我们之前关于保留客户文件的意见. 看到维.C. Op. 206 (1989); D.C. Op. 168 (1986). 然而，在这些早先的意见中所表达的许多观点已在这里纳入.
2. 人们认识到，“大量的储存费用会影响法律服务的费用”, 而法律服务成本的不必要和可避免的增加也无助于公共利益.“ABA Inf”. Op. 1384 (1977).
3. 与此形成鲜明对比的是, 一些司法管辖区采用了“最终产品”方法, 委托人只拥有澳门赌场官网工作的最终结果, i.e.诉状、合同、报告等.，澳门赌场官网拥有其余的工作成果. 看,e.g.，科里根v. 阿姆斯特朗，蒂斯代尔，施莱夫利，戴维斯 & 公元824年.W.2d 92 (Mo). Ct. 应用程序. 1992); ABA Inf. Op. 1376 (1977).
  哥伦比亚特区的“完整档案”方法与D.C. 规则1.8(i), 哪条规定不允许澳门赌场官网对客户文件的任何内容取得留置权除了文件中未支付的工作产品部分. 见规则1.8(i); D.C. 澳门赌场官网公会意见250(1995年).
4. 虽然在早期的意见中没有迹象表明，行为, 遗嘱和和解协议构成第1条所述的“其他财产”.15(b)，由于这些项目的内在价值，我们认为这种解释是合理的. 其他司法管辖区也得出了同样的结论. 看到威斯康星州. 道德Op. E-98-1 (1998); 58 Ala. 法律. 368 (1997); Mich. 道德Op. R-12 (1991).
5. 无论贵重物品是属于客户的还是属于第三人的，情况都是如此, 作为规则1.第15(b)条说明得很清楚.
6. 这些程序的可用性是州法律的问题. 看,e.g., N.Y. 电脑及相关知识. 码R. & 海军学校规则. 乳头. 22 § 1200.466(f-1)(1996)(支付给失踪客户的钱可以, 根据法院命令, be directed to the state’s 法律yers’ Fund for Client Protection); 58 Ala. 法律. 第368号(1997年)(失踪当事人的贵重物品最好交由法院保管).
7. 规则1中的语言.第15(b)条在这方面很重要，因为它要求澳门赌场官网肯定地“交付”有价值的财产. 看到维.C. 酒吧Op. 206. 我们相信选择这个词意味着, 没有相反的协议, 澳门赌场官网应负责及时将有价值的财产归还给其所有者的任何合理费用, 或者将贵重物品存放一段合理的时间，如果不可能立即交付.
  另外，我们注意到规则1中的要求.15(a)“此种帐户资金和其他财产的完整记录应由澳门赌场官网保存，并应在代理终止后保存五年,"仅指规则1所述这类财产的记录.15(a)交付给客户或其他所有人. 这项规定不应被解释为暗示有价值的财产本身, 不能按照规则1交付的.第15(b)条，只应在代理终止后保存五年.
8. 即使客户端选择销毁文件, 澳门赌场官网仍然必须审查档案，并保留他可能有法律义务保存的任何文件. 看,e.g., D.C. 规则3.4 (lawyer shall not destroy evidence “if the lawyer reasonably should know that the evidence is or may be the subject of discovery or subpoena in any pending or imminent proceeding”); D.C. 酒吧Op. 119 (1983).
9. 看,e.g.威斯康星州. 道德Op. E-98-1 (1998) (recommending six year retention period); 58 Ala. 法律. 368 (1997) (recommending six year retention policy); N.C. revised Proposed RPC 209 (1995) (recommending six year minimum retention period for closed files); Ill. 道德Op. 94-19 (1995) (recommending five year retention period for former client files of legal aide agencies); Md. 道德Op. 93-39 (1994) (recommending five year retention policy); Mich. 道德Op. R-12(1991)(建议公设辩护人的留职期为五年).
10. 需要较长保留期限的特殊情况包括, but are not limited to: files relating to a matter involving a minor who will not attain the age of majority within the next five years; estate planning files that may need to be maintained until after the death of the client and the expiration of the probate period; or tax files that may need to be retained longer. 参见Martin，《澳门赌场官方软件》，21个月. 法律. 5(9月. 1995); Inge, Handling & 《澳门赌场官网》，《弗吉尼亚澳门赌场官网》10(12月). 1995).
11. 若干州澳门赌场官网协会显然选择了与其管辖范围内与D类似规则所规定的账户资金记录保存期限相一致的保存期限.C. 规则1.15(a). 哥伦比亚特区要求此类账户资金记录的保存期为五年. 因此, 我们认为，保留前客户档案的五年期限已经足够了, 受上述限制.
12. 至少, 一个合理的联系前客户的尝试应该包括寄一封信到客户最后已知的地址，并“等待一段合适的时间(也许是六个月)”来得到回应. 威斯康星州. 道德Op. E-98-1 (1998).
13. 在以前的意见中, 该委员会, 引用前DR 2-110(a)(2)规则中的措辞，澳门赌场官网必须考虑销毁文件是否“可能损害前委托人的利益”.见D。.C. 酒吧Op. 206. 相反，我们认为规则1中的新语言.16(d)要求澳门赌场官网保留或退还客户或法定代理人“为保护客户利益而合理可行”的所有材料，如果与上述因素相一致，则是更可行的标准. 这条规则不仅保护了前客户的最大利益, 但它也允许澳门赌场官网解释与不必要地保留前客户档案有关的实际问题.
14. 仅仅将客户端文件扔进垃圾桶可能无法保护客户端的机密性. 另一方面, 分解, 焚化或雇用保证机密处理文件的商业服务就足够了. 参见蒙大拿，《澳门赌场官网事务所客户档案的保留与销毁》，25 Colo. 法律. 47,48(4月. 1996); Martin, supra note 10; Thar, How Long Should You Retain Client Files?， 83岁. 酒吧J. 649, 650(12月. 1995).
15. 这样的索引应该足以“向事务所和任何其他调查人员提供有关保护客户利益和最终处置档案及其内容的所有相关信息”.参见蒙大拿，附注14. 因此，除了文件列表被销毁. 澳门赌场官网至少应保留一份退回通知的副本，该通知是发给前客户的，涉及其已关闭档案的处理, 或者如果适用的话, 客户的同意书. 看到id.
16. 澳门赌场官网仍有义务按照D的规定为这些材料保密.C. 规则1.6. 见上文附注14.
17. 在保护前客户利益的合理必要材料的情况下, 澳门赌场官网可以, 对于无法支付文件交付费用的客户, 有义务支付运费吗. Cf. D.C. 规则1.(澳门赌场官网工作产品留置权不适用于客户无力支付或扣留工作产品将“对客户造成无法弥补的损害的重大风险”).
18 看到Cmt. [10]改为规则1.16(“澳门赌场官网必须采取一切合理措施减轻对委托人造成的后果”).